La gestion optimale de la comptabilité peut rapidement se transformer en un véritable casse-tête pour les dirigeants de TPE et PME. Cette discipline, qui revêt une importance capitale pour une société, est régie par des normes et des codes qui peuvent paraître complexes pour un non-initié. Les entrepreneurs envisagent donc souvent de recruter un comptable en interne. Ce choix n’est pas forcément judicieux pour les TPE dont les ressources sont parfois limitées. La comptabilité en ligne représente une solution optimale pour gérer ce poste de l’entreprise et maximiser le potentiel financier de la société.
La digitalisation des entreprises passe par l’utilisation de nombreux outils en ligne
À l’ère du numérique omniprésent dans nos vies, la digitalisation des entreprises est un phénomène en plein essor. Des outils de plus en plus performants sont développés chaque année pour accompagner les entrepreneurs dans la gestion de leur entreprise. La digitalisation est un véritable tremplin pour les sociétés qui se veulent agiles et prospères. Celles-ci peuvent donc se doter d’outils connectés pour améliorer leur communication, aussi bien interne qu’externe. Les échanges entre collaborateurs sont facilités et le traitement des données est plus efficace.
Les outils numériques permettent d’augmenter les performances de l’entreprise tout en réduisant les coûts. Grâce aux logiciels dédiés, les équipes d’un service gestion gagnent un temps considérable et peuvent davantage se concentrer sur le conseil, l’analyse des informations et la prise de décisions. Enfin, la transformation digitale est une véritable source d’opportunités pour les entreprises. Dans le domaine financier, il soutient le pilotage de la performance et permet de mieux mutualiser les risques. Certaines erreurs préjudiciables au bon fonctionnement de l’entreprise peuvent donc être évitées.
La comptabilité en ligne, une solution idéale pour les TPE
La comptabilité en ligne est un dispositif qui permet aux chefs d’entreprise de tenir leur comptabilité via le web. Cette solution qui gagne du terrain est un pur produit de la transformation digitale de la fonction comptable. Elle permet aux entreprises, notamment aux TPE et PME, de se passer des services d’un expert-comptable en interne tant qu’ils n’ont pas les moyens financiers de l’employer.
Pour bénéficier de cette innovation, l’entrepreneur doit se doter d’un outil de gestion comptable en mode SaaS (Service as a Software). Concrètement, il n’installe aucun logiciel sur les ordinateurs de son parc informatique. L’outil est directement hébergé et les données sont stockées sur les serveurs de l’éditeur.
Dans le détail, un logiciel de comptabilité comporte généralement les fonctionnalités suivantes :
- la création des journaux comptables,
- le suivi de la trésorerie,
- la saisie des écritures comptables,
- la configuration du plan comptable général,
- la centralisation des enregistrements comptables,
- la gestion des factures,
- l’automatisation du rapprochement bancaire.
Ce type de logiciel qui prodigue des conseils comptables aux TPE est accessible depuis tous les supports (PC, tablette, smartphone) avec un abonnement.
Les logiciels et les comptables en ligne : quels avantages pour votre entreprise ?
Quel que soit votre secteur d’activité, il existe des logiciels de comptabilité pour faciliter la gestion de votre entreprise.
Le principal atout d’un logiciel de comptabilité est de vous aider à centraliser toutes vos données comptables sur une plateforme unique. Cette fonction vous permet de cerner tous les aspects de votre activité et d’avoir une base de données enrichie. Il joue donc le rôle d’aide à la décision et vous permet de faire des choix stratégiques pour améliorer votre activité. Bien évidemment, il facilite la tenue de votre comptabilité grâce à ses nombreuses fonctionnalités de base. Passer les écritures comptables deviendra un véritable jeu d’enfant, surtout si vous êtes un auto-entrepreneur et que vous n’employez pas encore d’expert pour cette tâche.
Grâce à la possibilité de synchronisation avec d’autres logiciels, cet outil permet d’automatiser plusieurs tâches répétitives et chronophages. Le rapprochement bancaire, les factures fournisseurs, la gestion des notes de frais ou encore l’import des relevés bancaires seront automatiquement pris en charge. La gestion comptable devient moins complexe et le risque d’erreurs baisse en raison de la réduction du nombre de saisies.
Les éditeurs de logiciels de comptabilité garantissent en outre aujourd’hui un excellent niveau de sécurité pour leurs solutions. Celles-ci doivent répondre à des normes de réglementations strictes pour assurer le respect et l’intégrité des données clients. Certains éditeurs possèdent même des data centers pour la duplication des informations. Cette mesure permet de se prémunir des risques de perte lors d’éventuels dysfonctionnements.
Enfin, grâce au logiciel de comptabilité en ligne, l’entreprise n’a pas besoin d’investir dans une infrastructure spécifique et de dépenser un budget conséquent pour sa maintenance. Commercialisé sous la forme d’un abonnement complet, ce type de logiciel vous évite de payer des frais cachés. Une fois que vous avez validé le devis de l’éditeur, vous pouvez commencer à utiliser la solution logicielle.
Comment trouver la solution la plus adaptée aux besoins de votre TPE ?
Il n’existe pas de formules prédéfinies pour le choix d’une solution comptable. Tout dépend des spécificités de votre activité et du niveau de gestion de votre comptabilité.
En premier lieu, tenez compte de la taille de votre entreprise, de votre secteur d’activité et de votre budget comptabilité. Il est également important d’intégrer la taille souhaitée sur le moyen terme, en cas de croissance. Tous ces éléments vous permettront d’identifier les fonctionnalités comptables essentielles à votre activité ainsi que celles dont vous pourriez avoir besoin dans le futur. Cette étape vous aidera à éliminer les solutions qui ne remplissent pas tous vos critères. Vous réussirez également à distinguer plus facilement les outils dont les options sont essentielles au suivi de la comptabilité d’entreprise et les outils proposant des solutions dites « de confort ».
Après avoir recensé les logiciels qui répondent à vos besoins, faites des tests. Cette période est capitale, parce qu’elle vous permet d’identifier la solution avec laquelle vous êtes le plus à l’aise. Si vous avez des collaborateurs qui utiliseront aussi l’outil, un temps d’adaptation sera nécessaire pour vous assurer que c’est le bon. Certains éditeurs proposent à leurs clients de tester la solution gratuitement et sans engagement pendant quelques jours ou quelques semaines. Privilégiez donc les prestataires qui vous donnent cette possibilité, car elle est cruciale pour avoir un aperçu de l’usage des logiciels.
Les différentes façons d’utiliser la comptabilité en ligne
Un logiciel de comptabilité ne sert pas uniquement à optimiser la gestion comptable d’une entreprise. Hormis ces fonctionnalités de base, l’outil permet également de rédiger des devis et d’assurer le suivi de leur validation. Il facilite l’établissement des factures et des bons de livraison. Grâce à un tableau de bord qui centralise toutes les données, le suivi des impayés, des relances et de l’évolution globale du chiffre d’affaires est simplifié.
Cette solution permet surtout d’optimiser et de rationaliser les opérations financières. La fonctionnalité de gestion des notes de frais permet par exemple de gérer un aspect de la vie comptable qui est souvent un casse-tête pour les professionnels.
Avec une application mobile reliée à la base de données du logiciel, un collaborateur peut directement photographier une note de frais et la transmettre. Ainsi, elle sera directement intégrée aux calculs de l’outil pour un traitement et un remboursement accélérés.
Le logiciel de compta aide surtout le dirigeant d’entreprise à piloter son activité et à faire les meilleurs choix financiers. Le tableau de bord regroupe en temps réel des informations financières telles que le chiffre d’affaires, le montant des dettes de l’entreprise vis-à-vis de ses clients, etc. Il apporte donc un soutien précieux aux entrepreneurs pour le développement de leur activité.
D’autres conseils pour maximiser le potentiel financier de votre TPE
Les ressources financières constituent l’oxygène d’une société. Elles permettent de couvrir les frais d’exploitation et de mettre en place les actions nécessaires pour amorcer l’évolution de l’entreprise. Toutefois, la gestion de la trésorerie est un véritable défi pour les TPE et PME, car elles ne possèdent pas des fonds illimités.
Afin de maximiser le potentiel financier de votre entreprise, améliorez la gestion de vos stocks en flux tendu. En effet, le stock mobilise une grande partie des liquidités. Il faut réussir à maitriser ses coûts sans affecter la performance et la productivité de la société. Vous devez trouver l’équilibre entre un stock insuffisant, qui ne permet pas de satisfaire les clients, et un stock en excès, qui augmente le besoin en fonds de roulement. Pour optimiser la gestion de vos stocks, définissez un seuil minimal critique à partir duquel vous vous réapprovisionnerez. Si vous commercialisez des produits périssables, attendez chaque commande pour refaire votre stock afin de ne pas avoir des invendus. Passez également vos commandes à une date fixe selon la rotation de vos stocks.
Les impayés ou les retards de paiement sont aussi l’une des principales causes des difficultés financières d’une société. Privilégiez donc l’acompte et les délais de paiement courts pour maximiser le potentiel financier de votre TPE. Afin d’accélérer le processus de recouvrement de vos créances, évitez les chèques et optez pour les virements, car ils sont plus rapides à encaisser.
Récompensez avec une réduction ou un escompte vos clients qui règlent séance tenante. À l’inverse, pour les retards de paiement, facturez des pénalités. Relancez les clients dès le dépassement de la date d’échéance des factures et engagez systématiquement une procédure de recouvrement amiable si elle échoue.
Pour finir, épargnez vos excédents de trésorerie pour posséder une épargne dans laquelle vous pourrez puiser des fonds. Ces liquidités vous permettront de continuer à faire fonctionner votre entreprise en cas de baisse d’activité.
