À partir du 1er juillet 2024, la législation française, précisément la loi de finances 2020, prévoit la facturation électronique pour les entreprises. Obligatoire, cette réforme constitue un changement majeur pour toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Des grandes entreprises aux microentreprises en passant par les ETI, PME et PMI, tous les professionnels devront uniquement émettre, transmettre et recevoir des factures dématérialisées. Cette transformation numérique apporte de nombreux avantages sur le plan environnemental. La dématérialisation des factures constitue-t-elle donc une solution écologique ?
Dématérialisation des factures : le rôle des PDP
Avec la réforme sur la facture électronique, l’administration fiscale devra traiter une masse critique de données, de factures et de statuts en temps réel. Par conséquent, elle peut faire face rapidement à des risques d’engorgement. Pour délester son propre Portail Public de Facturation (PPF), l’État a délégué une partie des charges sur un réseau de plateformes et d’acteurs privés en leur fixant des rôles, mais aussi des obligations.
D’ici le 1er juillet 2024, les entreprises peuvent donc passer par ces plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) pour gérer leurs factures. À cet effet, les rôles des PDP consisteront à transformer, valider et transmettre les factures à l’administration fiscale. Ces acteurs effectueront une série de contrôles conformément aux exigences de la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques).
Rappelons que le recours à une PDP n’est pas obligatoire. Les entreprises peuvent choisir librement de gérer leurs factures sur le Portail Public de Facturation ou de passer par une PDP.
La réduction de la consommation de papier, un geste significatif pour l’environnement
Le principal avantage de la transition vers la facturation électronique est son impact beaucoup moins important sur l’environnement. En France, une personne consomme en moyenne 131 kg de papier chaque année, dont 48 kg utilisés à des fins d’écriture et d’impression, et donc éventuellement pour l’édition de facture.
La dématérialisation des factures contribue ainsi à une diminution significative de l’utilisation du papier. Selon certaines études, les factures numériques sont 4 fois plus écologiques que celles qui sont en papier. En optant pour la dématérialisation des factures, les entreprises contribuent à réduire la déforestation ainsi que les émissions de gaz à effet de serre souvent liées à la production du papier.
Cette approche écoresponsable soutient les politiques environnementales d’une part, mais elle renforce également l’image de l’entreprise en tant qu’acteur soucieux de l’écologie d’autre part. En intégrant la dématérialisation au cœur de leur processus de gestion des factures, les entreprises démontrent aussi un engagement concret en faveur de la préservation de l’environnement. Cela se traduit par une meilleure conformité avec les normes écologiques européennes et une participation positive à la lutte contre le changement climatique.
Dématérialisation des factures : l’avantage écologique du numérique en ce qui concerne le transport
La production, le transport et l’élimination des factures en papier génèrent des émissions significatives de CO2. Chaque année, des tonnes de papier sont en effet consommées pour la production de facture. Le transport des matériaux nécessaires à la production de ces papiers contribue à la pollution de l’air, notamment en rejetant des substances nocives dans l’air.
L’utilisation des factures papier a donc un effet négatif sur la santé des populations. Ces transports contribuent également à l’aggravation du réchauffement climatique et à l’épuisement des ressources en pétrole.
De plus, le transport des papiers utilisés pour la fabrication des factures entraine des coûts non négligeables. Ces frais sont directement imputés sur le prix de vente final du produit. Contrairement aux documents papier, les factures numériques ne nécessitent aucun abattement d’arbres, aucun transport, ni aucun processus de fabrication dans une usine. Par conséquent, elles n’entrainent pas de frais de transport. En résumé, opter pour la dématérialisation des factures revient donc moins cher que le choix des factures papier.
Comment la dématérialisation contribue à la gestion des déchets et au recyclage ?
La dématérialisation des factures contribue aussi à la diminution de l’empreinte carbone de l’entreprise. En effet, les factures en papier, une fois qu’elles ne sont plus utiles aux services comptables ou fiscales, deviennent des déchets qui doivent être traités. Une entreprise qui utilise moins de papier produit donc moins de déchets et réduit par la même occasion l’énergie consommée pour le stockage et le traitement des documents physiques.
Le passage à la dématérialisation des factures élimine ainsi cette source de déchets. Cela contribue à une réduction globale de la quantité de déchets produits par les entreprises. En adoptant des pratiques de gestion écologique, les entreprises montrent ainsi leur engagement envers la responsabilité environnementale, un aspect qui est de plus en plus apprécié par les partenaires, mais aussi par les clients et les régulateurs. En plus d’améliorer leur image de marque, cet engagement peut aussi renforcer leur responsabilité sociale (RSE).
Quelques conseils pour une transition réussie vers la dématérialisation
À quelques mois de l’échéance, la réforme sur la dématérialisation des factures amène les entreprises à revoir leur organisation et à s’adapter à ce processus. Cette révolution majeure dans le domaine de la facturation représente une opportunité unique pour réduire les risques, gagner en productivité, simplifier et moderniser ses processus financiers et comptables.
Si votre entreprise fonctionne toujours au papier, il est urgent de vous préparer dès maintenant à ce changement. Voici quelques conseils pour réussir votre passage à la dématérialisation des factures.
Comprenez les tenants et les aboutissants de cette réforme
La première chose à faire est de comprendre cette réforme, autrement dit, son origine, ses impacts sur votre société, le calendrier prévu par la loi, les obligations… Vous trouverez sur plusieurs plateformes des articles qui expliquent correctement le sujet. Le principal objectif de cette réforme est de lutter contre la fraude fiscale, précisément contre la fraude à la TVA.
Au-delà de l’enjeu fiscal, elle vise également à simplifier la vie des entreprises et à améliorer leur compétitivité grâce notamment aux résultats de la dématérialisation (réduction des coûts de traitement, maitrise des délais de paiement, opportunités d’automatisation…).
Faites un état des lieux de votre gestion de la facturation
Pour préparer au mieux le passage à la facturation électronique de votre entreprise, il est nécessaire de réaliser un audit de la fonction comptable et financière. Cet état des lieux permet de mesurer l’adéquation de vos processus de facturation existants avec les obligations légales en matière d’e-reporting et d’e-invoicing établies par le décret n° 2022-1299 et l’arrêté du 7 octobre 2022.
Cet audit constitue une excellente occasion pour réévaluer ou entamer la transition numérique dont votre entreprise a besoin. Vous pourrez aussi définir les leviers d’amélioration de votre SI à travers l’automatisation de vos processus, l’intégration de progiciels ou encore la gestion électronique de vos documents.
Mettez en conformité vos processus de facturation
Cette étape nécessite une connaissance approfondie des obligations légales et des modalités de mise en forme spécifiques à votre secteur d’activité. Vos modèles de facturation devront notamment répondre à la norme européenne EN16931 publiée en 2017. Conforme aux législations fiscales et commerciales prévues par l’Union européenne, cette norme permet une interopérabilité entre les différentes solutions de facturation électronique.
Vos modèles de facturation dématérialisée devront ainsi comporter de nouvelles mentions obligatoires telles que le numéro SIREN de votre entreprise et la nature des opérations donnant lieu à la facturation entre autres. Vous devez aussi préciser l’adresse de livraison lorsque celle-ci est différente de l’adresse de facturation ainsi que la mention d’option pour le paiement de la taxe d’après les débits.
Procédez à une refonte de vos processus
Le passage à l’e-invoicing (facturation électronique) et la transmission des données de transaction à l’administration fiscale auront indéniablement un impact sur votre organisation. Quel que soit le degré d’avancement de votre transition numérique, vos processus devront intégrer ces nouvelles démarches.
Vous devez ainsi préparer votre entreprise à la restructuration des processus des fonctions impactées par la dématérialisation des factures (commerciale, financière, comptable…). Vous devez aussi former les salariés qui prendront en charge les processus de facturation et de reporting.
