Les tampons d’entreprise sont des outils de bureau qui portent les informations caractéristiques d’une société. Ils sont devenus incontournables pour tous ceux qui mènent une activité professionnelle. C’est pour cette raison qu’il existe désormais des normes à respecter dans leur conception. Cela est également indispensable pour harmoniser leur utilisation et leur fabrication. Comment savoir si vos tampons encreurs sont conformes à la réglementation ? Où trouver ces fournitures de bureau au meilleur prix ?
Quelle est la réglementation en vigueur pour les tampons d’entreprise ?
En France, toute structure est contrainte de mentionner plusieurs informations sur les documents qu’elle produit. Les tampons sont alors très utiles pour ne pas écrire manuellement et de façon répétitive ces renseignements indispensables. En apposant simplement ce sceau sur les différentes pièces, les employés et les dirigeants peuvent gagner plusieurs minutes et éviter aussi de commettre des erreurs.
Les tampons d’entreprise : obligatoires ?
La loi n’exige d’aucune structure qu’elle possède un tampon. Les organismes peuvent choisir de fournir les renseignements nécessaires directement sur tous les courriers officiels et ne pas utiliser de cachet.
Ils ne sont pas obligatoires parce qu’il est facile de les produire, et ceci, sans fournir de justificatifs sur l’existence de l’entreprise. Ainsi, n’importe qui est en mesure d’établir un tampon au nom d’une structure. Cela peut parfois donner lieu à des pratiques d’activité illégale. C’est également pour cette raison que les cachets d’entreprise n’ont aucune valeur juridique, sauf quand ils sont accompagnés de la signature d’un employé ou d’un dirigeant habilité.
Cependant, bien qu’ils ne soient pas obligatoires, les tampons encreurs sont des outils indispensables dans le milieu professionnel. Ils sont importants pour réduire les tâches répétitives et chronophages qui n’ont aucune valeur ajoutée en entreprise. En raison de ce caractère incontournable, il y a des standards à respecter pour concevoir ces fournitures de bureau et pour les utiliser efficacement.
Les informations indispensables à inclure sur un tampon d’entreprise
Les données à mentionner sur les cachets varient selon le type d’entreprise. Pour une société classique, les tampons destinés à un usage externe (documents remis aux clients et autres) doivent comprendre :
- le nom de l’entreprise,
- le siège social,
- les coordonnées,
- le statut juridique,
- le montant du capital,
- le numéro SIRET et le numéro RCS.
Pour un usage interne à l’organisation, le tampon peut aussi renseigner le nom et prénom de l’employé à qui il appartient, sa fonction (comptable, directeur), ainsi que ses coordonnées.
Les informations particulières pouvant apparaître sur un tampon d’entreprise
En plus des informations classiques et obligatoires, une structure basée à l’étranger doit faire apparaître le numéro d’immatriculation dans l’État où se trouve le siège social.
Quand la société se présente dans une situation de « location gérance » ou si elle est dirigée par un gérant-mandataire, il faut le mentionner. De même, si l’organisation fait l’objet d’un contrat d’appui à son projet d’entreprise, il faut préciser la dénomination sociale de l’organisme d’appui. L’adresse du siège social et le numéro d’identification doivent également apparaître.
Les cachets professionnels des auto-entrepreneurs comprennent au minimum le nom et le prénom du dirigeant, l’adresse de son activité ainsi qu’un numéro d’identification SIREN. Les personnes qui exercent une profession libérale réglementée doivent graver sur leurs tampons le numéro d’ordre de rattachement ou ADELI, en plus des autres informations obligatoires.
Quand une structure ne mentionne pas les informations exigées, elle peut encourir une amende comprise entre 90 et 375 euros comme cela est stipulé dans l’article R 123-237 du Code de commerce. Les cachets d’entreprise ne doivent pas être utilisés de manière abusive ou frauduleuse. Cela peut entraîner des sanctions et des conséquences graves pour la société responsable et ses représentants.
Comment avoir des tampons d’entreprise conformes ?
Les tampons sont conformes quand ils permettent de mentionner toutes les informations importantes d’une structure sur un document officiel. Il est alors important de connaître les normes propres à chaque type d’entreprise et de commander des cachets personnalisés qui y répondent.
Choisissez un fournisseur compétent
Pour obtenir un tampon d’entreprise réglementaire pour votre structure, tournez-vous vers des fabricants spécialisés. Ils ont une parfaite connaissance des obligations légales et peuvent vous proposer des services adaptés. Certains offrent même une sélection de plusieurs types de cachets-exemples spécialement conçus pour répondre aux exigences de chaque secteur d’activité.
Privilégiez les prestataires qui travaillent avec les meilleures marques de tampon professionnel. Les enseignes Trodat, Colop et Shiny font partie des plus réputées du domaine. Elles offrent des produits très résistants et durables. Prenez également le soin d’opter pour une entreprise qui propose des pièces pour le remplacement des accessoires du tampon encreur.
Il est également possible d’utiliser un outil de conception en ligne pour personnaliser votre cachet avec précision. Depuis votre domicile, vous pouvez concevoir le design de l’accessoire et permettre au fabricant d’avoir une idée précise de ce que vous recherchez.
Prenez en compte les différents types de cachets d’entreprise
En plus des modèles classiques et très utilisés, il existe une multitude de choix de cachets que vous pouvez adopter au sein d’une entreprise.
Il y a d’abord les tampons standards qui portent une mention ou une formule de votre choix :
- payé,
- comptabilisé,
- urgent,
- confidentiel,
- classé.
Ce type de cachets n’est pas personnalisable, mais il permet de catégoriser les dossiers ou les factures.
Les tampons encreurs dateurs sont très utiles en comptabilité. Ils permettent d’apposer une date sur les documents ou sur le courrier pour faciliter le tri et le classement. L’émission et la réception des courriers peuvent aussi être aisément retracées. Il est possible d’y apposer un texte personnalisé (une formule ou même le nom de votre entreprise).
Il y a enfin les tampons logo qui peuvent faire office de carte de visite de votre entreprise. Vous pourrez y marquer l’emblème de votre société, son nom, ses coordonnées et du texte si vous le souhaitez.
Les autres critères à considérer lors du choix de vos tampons d’entreprise
Le matériau de fabrication est le premier critère à prendre en compte pour choisir son cachet. Il existe en général trois options : le bois, le métal et le plastique.
Les tampons faits de bois sont très appréciés en raison de leur aspect élégant et épuré. Ils sont à la fois économiques et écologiques. Ce type de cachet est cependant composé de deux pièces séparées. La première comporte le tampon et la seconde, l’encrier.
Les modèles fabriqués en métal tiennent dans un seul bloc avec un encreur intégré. Ils sont alors parfaits pour une utilisation répétée et continue. Cet accessoire est néanmoins lourd pour un matériel de bureau. Les cachets en plastique sont similaires aux métalliques, mais ils sont plus faciles à utiliser en raison de leur légèreté.
Vous pouvez aussi choisir vos tampons encreurs selon la couleur. Les teintes traditionnellement utilisées pour l’encrage sont : noir, bleu, vert ou rouge. Elles attirent l’attention et favorisent une bonne lisibilité en créant un contraste avec le papier. Il existe cependant des modèles multicolores, dorés ou violets. Certains tampons peuvent être utilisés avec une encre lisible uniquement sous de la lumière noire pour des soucis de confidentialité.
Pour ce qui est du boîtier du cachet, vous pouvez le personnaliser selon vos envies ou pour correspondre à l’image de marque de l’entreprise. Il est également possible d’opter pour la forme de tampon que vous préférez. Il existe des options aux contours ronds, carrés et rectangulaires.
Le prix est aussi un critère déterminant que vous devez considérer lors de la conception de votre tampon d’entreprise. Il peut varier en fonction du type de cachet choisi et des spécificités de la personnalisation. En général, le tarif à l’unité peut être compris entre 10 et 60 euros. Vous pouvez faire un comparatif des offres du marché pour trouver la plus adaptée. Assurez-vous d’avoir un équilibre entre la qualité du produit et son coût.
Quelques bonnes pratiques dans la conception des tampons d’entreprise
Avant la création de vos tampons d’entreprise, définissez le nombre de lignes qu’il doit contenir. Selon les informations à graver, il faut s’assurer d’avoir un accessoire d’une bonne taille. Les lignes à insérer ne doivent être ni trop grandes pour optimiser l’espace ni trop petites pour faciliter la lecture.
Il faut également vérifier les informations à y marquer. Prêtez une attention particulière à la dénomination de l’entreprise, son statut juridique et le siège social. Une fois que ces données sont vérifiées, il faut vous assurer de leur lisibilité. Pour cela, choisissez des couleurs et des caractères faciles à déchiffrer. Si les informations présentes sur votre sceau ne sont pas bien visibles ou prêtent à confusion, elles peuvent rendre invalides les documents que vous produisez.
Pourquoi posséder un tampon d’entreprise haut de gamme ?
Un cachet haut de gamme peut contribuer à renforcer l’image de marque de votre structure. Ce type de tampons d’entreprise permet également d’accroître la crédibilité d’une structure vis-à-vis des partenaires et des clients. Il offre en effet des impressions de très bonne qualité, nettes et durables. Les tampons haut de gamme sont aussi très esthétiques et élégants. Ils ne s’abîment pas facilement et sont donc adaptés aux utilisations intensives sur le long terme.
Il est par ailleurs important de posséder un cachet d’entreprise à jour. Si l’adresse du siège de la structure change, vous devez concevoir de nouveaux tampons ou simplement une autre plaquette en caoutchouc. Il en est de même pour les coordonnées de l’entreprise. L’utilisation d’un sceau avec des informations erronées ou obsolètes peut être trompeuse, mais aussi illégale selon votre juridiction.
