Pour coordonner leur personnel de manière flexible, de nombreuses entreprises s’équipent d’un logiciel de paie. Il permet d’automatiser non seulement le traitement de la rémunération, mais aussi une variété de tâches en interne. Grâce à ses fonctionnalités novatrices, il pourrait simplifier la gestion des employés en télétravail qui est particulièrement contraignante. Pour répondre à cette problématique à laquelle sont confrontés plusieurs dirigeants, nous vous présentons toutes les possibilités offertes par ce type d’outil RH.
Logiciel de paie : une large gamme de modules pour la gestion des télétravailleurs
Du simple calcul des salaires à l’élaboration de plannings de travail, en passant par le suivi des équipes opérant à distance, une application ou une plateforme dédiée à la paie vous offre de nombreuses possibilités.
Gestion de la rémunération
Avec un logiciel de paie, vous pouvez éditer aisément des bulletins de salaire pour vos employés exerçant à domicile. L’outil calcule automatiquement le net à payer de chaque télétravailleur grâce aux variables saisies en amont : primes, congés, heures supplémentaires, etc. Les documents générés sont non seulement personnalisables selon les besoins de votre entreprise, mais transférables par voie électronique. Ils sont disponibles sur un portail web dédié, facilitant ainsi leur consultation et leur téléchargement.
Les bénéficiaires peuvent se connecter à leur espace personnel pour demander des congés, modifier leurs informations individuelles et transmettre leurs notes de frais. Cette dernière fonctionnalité permet de totaliser les dépenses professionnelles (internet, matériel bureautique, etc.) afin de se faire rembourser par l’équipe RH.
Un outil de paie tel que Silae centralise des données particulières sur la rémunération des employés en télétravail :
- acomptes ou avances sur salaires,
- dons par arrondi,
- saisies (pensions alimentaires, prélèvements sociaux…),
- titres restaurant,
- avantages en nature.
Certains logiciels intègrent une option de génération d’écritures comptables liées à la paie, assurant ainsi une gestion financière transparente et cohérente. Avant de mettre en place ce type d’outil, nous vous conseillons de comparer les fonctionnalités et les prix proposés par divers éditeurs.
Gestion des présences et du temps
Intégrant une fonctionnalité de visualisation et de répartition des effectifs, un logiciel de paie vous aide à surveiller l’ensemble des employés sur un planning consolidé. Qu’ils soient présents dans vos locaux, en télétravail ou en congé, leurs différents statuts sont indiqués par des codes couleurs personnalisables.
Grâce à une option de badgeage numérique, vos collaborateurs opérant à distance peuvent déclarer leur présence sur divers terminaux (PC, smartphone ou tablette). Il leur suffit de se connecter à l’interface de pointage et de cocher l’onglet correspondant au démarrage d’activité. Des alertes sont systématiquement transmises en cas de retard, d’absence injustifiée ou de non-respect des temps de pause. Les managers ont accès aux décomptes d’heures supplémentaires ou télétravaillées, permettant ainsi de mesurer en temps réel la productivité de chaque salarié.
Une solution de paie peut également aider à centraliser, valider ou décliner les demandes de télétravail émises par les salariés internes. Si vous donnez un avis favorable, des forfaits jours seront automatiquement accordés aux intéressés. Ces informations sont synchronisées sur un agenda intégré qui peut être diffusé par SMS ou e-mail.
Planning personnalisé des activités
Une solution de paie intègre de nombreux templates pour générer des calendriers d’activités. Ils vous aident non seulement à définir des objectifs spécifiques à votre activité, mais aussi à responsabiliser les collaborateurs les plus qualifiés pour les atteindre.
En plus de modifier l’échelle de temps par heure, jour, semaine ou mois, vous pouvez utiliser des icônes pour représenter les différents postes de travail de votre organisation. Il est aussi possible de paramétrer des niveaux d’achèvement des tâches et de créer des colonnes pour des dispositions particulières.
Basé sur le cloud, un logiciel de paie vous permet de sauvegarder plusieurs plannings préparatoires avant de choisir une version définitive. L’agenda peut être transmis aux collaborateurs par voie électronique ainsi que sur leur espace personnel. Durant son exécution, des tâches peuvent être réaffectées ou modulées en fonction des besoins de l’entreprise.
Reporting et coordination des équipes
Que vous souhaitiez mesurer les performances de vos télétravailleurs ou gérer efficacement leur carrière, un logiciel de paie simplifie vos opérations grâce à des tableaux de bord actualisés. Ils renseignent, selon le cas, sur les périodes d’essai, les fins de contrats, les taux de rotation, les congés, les arrêts maladies, etc. Les situations de sous-effectif ou d’excédent d’agents sont également mises en évidence, facilitant ainsi l’affectation des ressources humaines disponibles aux tâches en cours.
En se basant sur l’état du personnel sur site et en télétravail, les responsables RH peuvent :
- remplacer les absents par des profils similaires,
- faire des prêts entre services,
- recruter des intérimaires ou des stagiaires,
- réaménager les temps de travail,
- mettre certains collaborateurs au repos.
Exportables sous divers formats (PDF, Excel, etc.), les rapports d’analyse fournis par votre logiciel de paie peuvent révéler des écarts entre vos réalisations et vos prévisions. Vous pouvez vous en inspirer pour ajuster votre stratégie RH et réorganiser le travail.
Un outil idéal pour respecter la loi du travail et les normes fiscales
En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de contrôler le temps d’activité des collaborateurs distants, au même titre que celui des salariés en présentiel. L’utilisation d’une solution de paie garantit la conformité à cette disposition légale. Sur une plateforme web intuitive, vous pourrez mesurer les données suivantes :
- quotités périodiques de télétravail (jour, semaine, mois ou année),
- modalités d’exercice à domicile après une grève ou une crise,
- heures supplémentaires ou de nuit,
- temps de repos entre plusieurs journées de travail à distance.
L’outil peut être paramétré pour signaler les défauts de conformité avec la réglementation en vigueur. Il peut également notifier les défaillances liées aux accords négociés en interne, qu’il s’agisse d’une annualisation, d’une modulation d’activité, du calcul du solde de congés ou d’une réduction du temps de travail (RTT).
L’article L1222-10 du code du Travail impose la tenue d’entretiens annuels avec les employés en télétravail. De l’invitation des intéressés à l’élaboration d’un rapport final, en passant par la préparation des questionnaires, toutes les étapes de l’entrevue peuvent être planifiées avec un logiciel de paie.
L’outil aide également à calculer les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS), sur la base de l’ancienneté, du salaire, du régime d’activité et d’autres données pertinentes (maternité, maladie, accident…). Le paiement de ces primes peut être entièrement automatisé grâce à une fonctionnalité de subrogation.
En plus de déterminer les charges salariales et le cumul des rémunérations nettes, un logiciel de paie prend en charge la télétransmission des déclarations sociales (DSN, DADS, etc.). Il génère systématiquement les écritures comptables liées à la paie ainsi que des fichiers de virement SEPA. Les démarches vis-à-vis de l’administration fiscale sont ainsi facilitées.
Une sécurité optimale des données de paie et RH
Un logiciel de paie est généralement conçu selon le règlement général sur la protection des données (RGPD), également appelé loi UE 2016/679. Il garantit, de ce fait, l’intégrité et la confidentialité de vos informations RH, y compris celles du personnel en télétravail. Pour y accéder, divers modes de vérification sont proposés :
- mots de passe complexes,
- empreinte digitale,
- code QR,
- authentification à double facteurs (2FA),
- reconnaissance faciale.
Le logiciel permet aussi de définir des droits d’accès granulaires. Les informations sensibles ne sont ainsi exploitables que par les utilisateurs désignés en amont. Des notifications sont fournies en temps réel aux administrateurs en cas de tentatives d’intrusion infructueuses. Vous pouvez également paramétrer votre interface pour effectuer des sauvegardes régulières. Cela garantit la restauration complète de vos données RH à la suite d’une panne de serveur ou de tout autre sinistre numérique.
Nous vous conseillons de choisir un logiciel de paie dont l’éditeur dispose de certifications fiables : SOC 2, TLS, ISO, PCI DSS, buckets S3, etc. Il doit également proposer un service de maintenance ainsi que des mises à jour pour corriger les failles et ajouter de nouvelles fonctionnalités. N’hésitez pas à demander des démonstrations ou des tests de sécurité avant de mettre en place l’outil.
De nombreuses possibilités d’intégrations logicielles
Un logiciel de paie peut être synchronisé avec d’autres outils de gestion afin d’optimiser la productivité des équipes, la prise de décision ainsi que la communication entre les différents services de votre entreprise. On peut, par exemple, l’associer à un système ERP (Enterprise Resource Planning), dans le but de centraliser les données RH, financières et logistiques. L’interopérabilité entre ces outils facilite le calcul de la masse salariale, l’export d’écriture comptable, le suivi en temps réel des stocks, etc.
Il est aussi possible de joindre les fonctionnalités d’une solution de paie à celles d’une plateforme de gestion des temps et des activités (GTA). Cela permet d’automatiser le traitement des rémunérations, le planning des télétravailleurs, la gestion des congés et l’analyse des performances organisationnelles. Une liaison avec des outils collaboratifs renforce, par ailleurs, le dialogue social tout en optimisant le partage d’informations entre employés. Pour simplifier le processus de signature des documents et réduire les coûts d’impression associés, vous pouvez associer votre solution de paie à un service d’authentification électronique.
Le choix des intégrations logicielles dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Nous vous conseillons donc de définir des objectifs clairs, de cibler les outils les plus pertinents, de planifier leur mise en service et de les auditer régulièrement.
